Medewerker directiesecretariaat

Wat maakt Imeldaziekenhuis aantrekkelijk?

Het Imeldaziekenhuis is een toonaangevend algemeen ziekenhuis in de groene omgeving van Bonheiden, met 502 bedden voor klassieke hospitalisatie en 94 bedden voor daghospitalisatie. Met 1.700 medewerkers en 160 artsen-specialisten dragen we zorg voor onze patiënten en realiseren we dankzij ons zorg-professionalisme en enthousiast teamwork 24.000 verblijfopnames, 41.000 dagopnames en 180.000 consultaties per jaar.

Je functie

• Je biedt ondersteuning aan het algemeen/verpleegkundig directiesecretariaat van Imelda vzw.
• Je komt terecht in een zelfsturend team en werkt zeer nauw samen met je 2 collega’s op het directiesecretariaat van de algemeen directeur en verpleegkundig & paramedisch directeur.
• Je beheert telefoon, e-mail, agenda en postverkeer en staat in voor het beheer van correspondentie en documenten-verkeer met externe/interne stakeholders (patiënten, artsen, overheden, raad van bestuur, netwerkpartners, etc.) Je stelt zelfstandig de briefwisseling op voor directieleden.
• Je plant en organiseert (digitale) afspraken en vergaderingen en bereidt de nodige documenten en presentaties zorgvuldig voor. Je notuleert tijdens directievergaderingen, maakt verslagen en volgt de hieruit voortvloeiende acties nauwgezet op.
• Je coördineert de bestellingen van het kantoormateriaal bestemd voor het directiesecretariaat en directieleden.
• Je ontvangt gasten/bezoekers.
• Je staat samen met je collega in voor het beheer van kwaliteitsdocumenten.
• Je boekt vergaderzalen en de bijbehorende catering.
• Je beheert interne telefoonlijsten en staat in voor updates op onze interne sharepoint en de publieke website.
• Je staat kaderleden en hoofdverpleegkundigen bij met vragen over bijscholingen, procedures, algemene administratie.
• Je verzorgt het beheer van documenten en de organisatie van vergaderingen met de Ondernemingsraad, en de werknemersvertegenwoordiging.
• Je verzorgt het beheer van documenten en de organisatie van vergaderingen met de raad van bestuur.

Wie ben jij? 

• Je hebt een bachelor diploma Office Management of bachelor in een andere richting in business beheer en je kan een relevante werkervaring aantonen van minimum 5 jaar.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.
• Je hebt ervaring met het gangbare MS Office pakket.
• Je hebt een aangeboren organisatietalent en houdt ervan om met je teamgenoten efficiënt naar resultaten toe te werken.
• Je bent integer, discreet, flexibel, positief ingesteld en oplossings- en servicegericht.
• Je werkt accuraat, doortastend, proactief, zelfstandig en je bent praktisch ingesteld.
• Een beetje druk? Dat geeft je een kick: je stelt de juiste prioriteiten, je overlegt, werkt graag samen je collega’s maar je kunt ook zelfstandig opdrachten aan.

Wat hebben we je te bieden?

• Wij bieden een contract van onbepaalde duur, 34,2 uur per week, in een veelzijdige functie en een stabiele en stimulerende werkomgeving. Je kwalificaties vertalen zich in een aantrekkelijk aanbod:
  • salaris volgens barema
  • fietsvergoeding of gratis bus- of treinabonnement
  • hospitalisatieverzekering
  • groepsverzekering
  • personeelstarief in het restaurant

We kijken uit naar je reactie! 
 

Uiterste sollicitatiedatum: 31/12/2023